1. Doel, gegevens en bewaartermijn
Wij ontvangen of verzamelen mogelijk persoonsgegevens voor een aantal doeleinden die verband houden met onze bedrijfsvoering, waaronder de volgende:
1.1 Contact – via telefoon, post, e-mail en/of webformulieren
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Accountnaam of alias
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Thuis- of ander fysiek adres
- Beroeps- of werkgerelateerde informatie
Grondslag: na het verlenen van toestemming. Bewaartermijn: totdat de dienstverlening is beëindigd.
1.2 Betalingen
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- Accountnaam of alias
- Thuis- of ander fysiek adres
- E-mailadres
- Telefoonnummer
Grondslag: na het verlenen van toestemming. Bewaartermijn: totdat de dienstverlening is beëindigd.
1.3 Een account registreren
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Thuis- of ander fysiek adres
- Accountnaam of alias
- Onderwijsinformatie
- Beroeps- of werkgerelateerde informatie
Grondslag: na het verlenen van toestemming. Bewaartermijn: totdat de dienstverlening is beëindigd.
1.4 Nieuwsbrieven
Voor dat doel gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
Grondslag: na het verlenen van toestemming. Bewaartermijn: totdat de dienstverlening is beëindigd.
1.5 Service voor diensten of producten
Om service te bieden voor diensten of producten die een klant wil kopen of heeft gekocht gebruiken wij:
- Voor- en achternaam
- Accountnaam of alias
- Thuis- of ander fysiek adres
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Beroeps- of werkgerelateerde informatie
- Onderwijsinformatie
Grondslag: na het verlenen van toestemming. Bewaartermijn: totdat de dienstverlening is beëindigd.
2. Cookies
Onze site maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.
2a. Gebruik van AI-systemen
EX Community maakt op enkele plekken gebruik van kunstmatige intelligentie (AI). Conform de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) informeren wij u hierover transparant:
- EX Coach (chatbot): een AI-assistent waarmee leden kunnen sparren over employee experience. Elke gebruiker ziet duidelijk dat het een AI-systeem is en geen mens. De coach geeft algemene inzichten en géén medisch, psychologisch of juridisch advies.
- Aanbevelingen & content: gepersonaliseerde suggesties, dagelijkse quotes en tekst-naar-spraak (ontspanningsaudio) kunnen AI-gegenereerd zijn.
De AI-systemen die wij gebruiken zijn geen hoog-risico AI-systemen in de zin van bijlage III van de AI Act. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats: alle beslissingen over lidmaatschap, betalingen of toegang worden door mensen genomen. Gesprekken met de EX Coach worden opgeslagen in uw account zodat u ze kunt teruglezen; u kunt ze altijd zelf verwijderen. Voor het draaien van de AI-modellen gebruiken wij verwerkers (o.a. Google/OpenAI via de Lovable AI Gateway) waarmee wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten. Uw invoer wordt niet gebruikt om deze modellen te trainen.
3. Delen met andere partijen
Wij delen persoonsgegevens indien wij bij wet of door een gerechtelijk bevel, in antwoord op een wetshandhavingsinstantie, voor zover toegestaan onder andere wettelijke bepalingen, verplicht zijn om informatie te verstrekken, of voor een onderzoek naar een kwestie in verband met de openbare veiligheid.
Als onze site of organisatie wordt overgenomen, verkocht, of betrokken is bij een fusie of overname, kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan onze adviseurs en mogelijke kopers en worden doorgegeven aan de nieuwe eigenaren.
We hebben met Google een Verwerkersovereenkomst gesloten. Google mag de gegevens niet gebruiken voor andere Google-diensten. De opname van volledige IP-adressen wordt door ons geblokkeerd.
4. Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
5. Websites van derden
Deze privacyverklaring heeft geen betrekking op sites van derden waarnaar wordt verwezen via links op deze site. We garanderen niet dat deze sites uw persoonsgegevens op een betrouwbare en veilige manier behandelen. We raden u aan om de privacyverklaringen van deze sites te lezen voordat u er gebruik van maakt.
6. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Bovendien zullen wij u waar mogelijk ook actief op de hoogte brengen.
7. Toegang verkrijgen tot en wijziging van uw gegevens
Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonlijke gegevens we over u hebben, neem dan contact met ons op. U heeft de volgende rechten:
- Recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gebeurt en hoe lang deze worden bewaard.
- Recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie en aanvulling: u kunt uw gegevens aanvullen, corrigeren, verwijderen of blokkeren.
- Recht om gegeven toestemming in te trekken en uw persoonlijke gegevens te laten verwijderen.
- Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens opvragen en overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht op bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens.
Zorg ervoor dat u altijd duidelijk vermeldt wie u bent, zodat we er zeker van kunnen zijn dat we geen gegevens van de verkeerde persoon wijzigen of verwijderen.
8. Een klacht indienen
Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij omgaan met (een klacht over) de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Contactinformatie
EX Community B.V.
Nederland
Website: excommunity.nl
E-mail: info@excommunity.nl
